La collection comprend toutes les grandes familles de procédés photographiques : des daguerréotypes, des négatifs et des positifs sur verre, des négatifs et des positifs sur support souple, des tirages sur papier du 19e au 21e siècle, des albums et des portfolios.
Elle comprend aussi des procédés photomécaniques ou d’imprimerie : 1 100 affiches et 12 700 cartes postales.
Suivant les normes de conservation, les photographies sont regroupées selon leur support (photographies sur verre, photographies sur papier, photographies sur métal, photographies sur support souple) et leurs formats.
Les procédés photographiques sont particulièrement sensibles aux variations thermo-hygrométriques et à la lumière. Différentes réserves et types de mobilier les accueillent et une surveillance particulière, notamment du climat, est mise en œuvre pour les préserver, en lien avec le pôle conservation-restauration.
Toutes les photographies font progressivement l’objet d’un traitement, c’est-à-dire qu’elles sont nettoyées, dépoussiérées, conditionnées dans des pochettes individuelles et mises dans des boîtes réalisées dans des matériaux qui répondent aux exigences de conservation. Ces conditionnements peuvent être élaborés sur mesure par l’équipe. Les photographies sont ensuite enregistrées informatiquement afin de pouvoir en assurer la « traçabilité » : le suivi dans leurs déplacements (consultation par des chercheurs, restauration ou numérisation, prêt pour exposition, etc.).
Des chantiers de collections de grande ampleur en 2004-2005 puis en 2011-2014 ont permis d’assurer le traitement de 347 000 photographies, soit la moitié du fonds. Le travail se poursuit et 610 500 photographies sont informatisées début 2025.
Les anciennes boîtes font l’objet d’un échantillonnage (différents formats, différents matériaux, présence de marques des fabricants, de sigles, d’inscriptions manuscrites des photographes, d’étiquettes, etc.) afin d’enrichir la documentation des collections.
Une collection de 2400 tirages contemporains de moyens et grands formats s’est constituée grâce aux acquisitions ou au programme des Résidences photographiques et de PHOTOQUAI du musée du quai Branly – Jacques Chirac. Ils sont stockés à la verticale encadrés ou à plat dans des meubles à plan, comme les affiches.
La collection comprend plus de 51 000 photographies sur support souple en nitrate de cellulose. Il s’agit principalement de négatifs pris entre la fin du 19e et la première moitié du 20e siècle. Mis au froid en 2009 après un chantier d’identification, le musée a opté pour la congélation depuis 2019.
L’iconothèque a participé à un travail collectif mené avec d’autres institutions et dirigé par la Mission Photographie au sein du Ministère de la Culture, qui a donné lieu à la rédaction d’un vademecum portant sur la conservation et gestion des supports en nitrate de cellulose publié en 2018 (en savoir plus).
Un plan de prévention contre le risque d’inondation (PPRI) a été conçu et rédigé afin de permettre l’évacuation des collections.